Utvidet styremøte på Corner`n fredag 30. november 2018 kl 1300.
Til stede: Ragnar Knarud, Halvor Desserud, Oddny Christoffersen, Arild Nilsen, Øystein Mauritzsen og Kåre Bjertnæs.
1. Gjennomgang og oppfølging etter forrige styremøte.
- Juniorsatsingen. Kretsen er svært opptatt av å følge opp Tormod Rørens initiativ om en massiv juniorsatsing: Hver klubb lager en juniorklubb ved å invitere skoleungdom-mer til å spille bridge, målsettingen er at 20 klubber får en junioravdeling med 20 medlemmer. Vi forutsetter at vi får med oss flere og tar kontakt med Arve, Kent, John Ivar og Halgeir sammen med Øystein som ar kontakt ned de nevnte.
- Bridgemater, vi har kjøpt 5 nye bridgemater i tillegg til en ekstra server. - Turneringsgjennomføring. Etter ønske fra flere par vil klubbmesterskapet bli gjennomført som en Howell-turnering i to puljer. A-gruppen spiller 27 spill og B-puljen 24. Det defineres en A-pulje på 6 bord og resten i B. Monrad oppleves av mange som en spennende turneringsform, men ikke alle er like begeistret for dette så da blir det to puljer med Howell. - Arbeidsfordelingen. Materialforvalteren har lykkes med å aktivisere medlemmene til å hjelpe til med å klargjøre lokalet før spillingen - Premieringsliste er laget av Ragnar, den ajourføring foretas av Ragnar og Øystein. - 4. divisjon på Lillehammer 2. – 3. februar. Arilds overnatter på Per Bjørnstads hytte på Sjusjøen. Verken Avinors eller Statoils hytter er tilgjengelig, men Kåre har en hytte på Øyer som kanskje kan bli løsningen? Øystein er ikke hjemme igjen fra Filippinene til å rekke 4. div så Jan Ove trenger en habil makker. - SpareBank1-Cup og Hadelandsmesterskapet. Det bør opprettes en komité som vil forberede neste års Hadelandsmesterskapet. Sak 1: Puljeinndeling Klubbmesterskapet vil bli spilt i to puljer Howell med 27 spill i A og 24 i B. Øystein sender ut mail og orienterer om klubbmesterskapet. Disse er definert som deltagere i A-puljen: Svein og Halgeir, John Ivar og Kent Andre, Arve og Arild, Ole Martin og Alf Jan, Øystein og Jan Ove, Tron og Dag, Ole og Jan Tore, Erik og Terje, Erik og Leif Magne, Ingeborg og Hilde, Halvor og Odd Sigmund, Halvard og Ragnar Sak 2: Turneringsreglementet gjennomgått og forenklet. Sak 3: Brønnøysundregistrene. Ragnar oppdaterer registeret slik at det nåværende styret i Kløver Ess ligger korrekt inne. Sak 4: Styremedlemmenes ansvarsområder Den største utfordringen er at noen må skru opp varmen i god tid før spillestart, avhengig av utetemperaturen. Det bor en litauer i 2. etasje som vi vil prøve å få en avtale med, men han har vært vanskelig å treffe hjemme. Øystein og Kåre tar seg av dette inntil andre løsninger finnes. Sak 5: Simultanturneringer. Vi bestiller i utgangspunktet alle som passer inn i programmet vårt, men vi avstår fra handicapsimultanen 10/12 så neste simultanen blir 14/1-19. Sak 6: Hjemmesiden. Vi nedsetter en gruppe som gjennomgår hvordan dette skal organiseres på den mest optimale måten. Forslaget er at Ragnar, Kent, Tron og Øystein blir med i denne gruppen, de nevnte kontaktes. Vi må informere medlemmene om ting som skjer, men oppslagstavla vår der vi skulle henge opp nyheter som referater, invitasjoner mm har forsvunnet. Kåre har en slik oppslagstavle som han vil stille til disposisjon, men vi må vel ta den ned etter hver spillekveld slik at ikke den også forsvinner? Sak 7: Økonomisk status. Vi har en god økonomi, blant annet gjennom grasrotandelen der prognosen tilsier at vi kommer til å passere 40.000 innen 2018. I tillegg vil vi søke om momsrefusjon etter Årsmøtet og få en refusjon i størrelsesorden 10.000 kr tilbakebetalt i desember 2019. Budsjett for Hadelandsmesterskapet balanserte ikke helt. Sak 8: Årskontingent. NBF har bedt om en fortegnelse over hovedmedlemmene i Kløver Ess for å ha et korrekt fakturagrunnlag. Vi har 59 hovedmedlemmer (kr 350 pr år) hvorav 4 forsvarer I-medlemskap (kr 150 pr år). Ragnar oppdaterer. Sak 9--11: Ragnar og Øystein gjennomgår premiestrukturen, utregning av årets spiller og sluttresultatene fra HCP-høstturneringen på fredag 6/12. Sak 12: Framtidige turneringer. Basert på at vi har langt flere enkeltkveldsturneringer og fortsetter med Monrad så foreslår vi at flerkveldsturneringer premieres sammenlagt, mens handicap premieres for hver kveld. Premieringen fordeles slik at samme par ikke belønnes i begge kategorier. Sak 13: Status utstyr. Vi er godt utstyrt . Vi trenger å laste ned driver til den nye PCen, en overgang mellom denne og prosjektoren er ikke testet ennå. Sak 14: Sosial bridge. Mange har private bridge sammenkomster, en av de mest vellykkede var Kåres låvebridge. Øystein har en del facitspill liggende som kan lånes ut for slike formål Sak 15: Status seriemesterskapet. Vi har ett lag som ligger godt an til å rykke opp til 3. divisjon og det andre laget ligger også brukbart an. Ref omtale fra forrige styremøte. Sak 16: Julecupen 27/12. Oddny tar ansvaret for at vi har nøkler til FS. Hun spør også Hilde om hun kan ta ansvar for serveringen. Vi starter turneringen kl 1400 og spiller Monrad, 30 spill, Øystein tar ansvar for innbydelse via mail, vår hjemmeside og på Facebook. Turneringen finner sted på Frivilligsentralen, men bordene der er plasskrevende så Øystein tar med seg 6 sammenleggbare bridgebord som krever mindre plass. Oddny snakker også med Hilde om juleavslutningen den siste spillekvelden før jul 17/12. Jevnaker 2/12-18 Øystein Mauritzsen, sekretær
Referat fra utvidet styremøte på Bøndernes 29/10 kl 1630.
Frammøtte: Ragnar Knarud, Oddny Christoffersen, Arild Nilsen, Halvor Desserud, Kåre Bjertnæs og Øystein Mauritzsen.
1. Kretsstyrets ungdomssatsing, Øystein orienterte om kretsens intensjoner om juniorsatsing med utgangspunkt i Tormod Rørens forslag og mulighetene for støtte fra «Herreløs arv». Vi avstår i år fordi det ikke er god nok tid til planlegging, satser heller i 2019 og da heller mot folkehøyskoler og HIBU. Vi innbyr utvalgte personer til å delta i en gruppe med sikte på å utrede og delta i dette, forslaget er Arve, Kent, Trond, John Ivar m.fl. Kretsen informeres om vedtaket.
2. Behov for flere bridgemater? Vi kjøper inn 5 bridgemater, vurderer å søke om støtte fra Sparebankstiftelsen for dette. Øystein sjekker prisene både for bridgemater og servere, men 5 bridgemater vil vi kjøper vi inn når vi har prisene. Det kan bli behov for dette i tillegg til de 15 vi har i dag i forbindelse med SpareBank1-cup og Sommerbridge. Om vi i tillegg skal kjøpe en ekstra server vurderes senere eventuelt for avvikling av lavterskelbridge på Frivilligsentralen, da vil det også bli behov for bridgemater der.
3. Turneringsgjennomføringer. Noen ønsker to puljer med den begrunnelse at det tar for lang tid og er slitsomt å spille 27 spill, det blir for sent på kveld før vi er ferdige. Ragnar tok en liten markedsundersøkelse og registrerte at 2-3 par sa de foretrekker to puljer. Styret vedtok å gjennomføre klubbmesterskapet i pulje A og B, men hvem skal spille i de forskjellige puljene? Styreflertallet vedtok at det defineres 12 par som spiller i A og resten i B. Utvelgelseskriteriene er å ta utgangspunkt i klubbmesterskapet fra forrige sesong, resultater fra årets høstsesong, og vinnerparet i pulje B i fjorårets klubbmesterskap, i tillegg til skjønnsmessig vurdering av nye spillere med høy MP-rating. Klubbmesterskapet 2018/19 blir derfor gjennomført som Howell med 27 spill i A og 21 spill i B og ingen handicapberegning. Alle oppfordres til å bidra med stabilt oppmøte og finne en reserve når ens egen makker ikke kan møte opp. I øvrige turneringer spiller vi Monrad. Utregning for par som ikke møter opp i Lagscore turneringer blir «belønnet» med minus 10 poeng, i andre Howell-turneringer får de tildelt 90% av middelscore. I Monrad-turneringer spiller alle i en pulje og resultatlister kunngjøres med og uten handicap. Til høyre for resultatlisten i Ruter på vår hjemmeside får man opp normalscoren når det trykkes på «Scratch» og handicapscoren framkommer på linken HCP. Dessverre viser det seg at ikke alle har PCer som fanger opp begge variantene.
4. Arbeidsfordeling. Flere må inn i bilde for å avlaste Øystein i materialforvalter funksjonen. Arild sørger for at det lages lister der de ansvarlige for å hjelpe til med forberedelsene (sette på plass bord og stoler og hente materiell fra lageret nede). Kåre fungerer som pengeinnkrever på spillekveldene, veldig bra. Halvard fungerer utmerket som Ruter ansvarlig og har nå i tillegg Jan Ove som «turnuskandidat», men vi må få med flere, både Kent og John Ivar («yngres avdeling») henstilles til å være med for å unngå stopp når Halvard ikke har anledning til å lede turneringen med Ruter. Fra turneringsledelsen henstilles det spesielt til alle om IKKE å begynne å legge resultater inn i bridgematene før foregående runde er over, ellers forvirrer dette Ruter og det blir feil resultatservice og unødige forsinkelser i turnerings-gjennomføringen. Ragnar og Halvor ble enige om hvordan kassererfunksjonene skal fungere fram til neste årsmøte
5. Premiering. Premiefordelingen i Monrad turneringer med handicap fordeles etter en definert skala for A og B som Ragnar utarbeider. Ingen skal ha premier både med og uten HCP, Ragnar utarbeider listene. 6. Sydentur. Forsøket på å få til en tur til Ukraina i juni måtte etter mye jobbing fra Øysteins side oppgis både pga pris og problemer med å få til akseptabel ventetid ved mellomlandinger. Han begynner derfor å jobbe med andre alternativer. Arild forslo at disse turene burde forbeholdes medlemmer av Kløver Ess, men forslaget ble ikke stemt over. 7. Ekstranøkler til lageret. For at de som får ansvaret for materialforvaltningen, ref pkt 4, ble det informert om hvor ekstranøklene er å finne. 8. PC og prosjektor. Vår nyinnkjøpte PC har fått installert alle nødvendige programmer (Ruter, Dealer4, Windows etc), men tilkoblingen til prosjektor fungerer ikke fordi tilkoblings-ledningene ikke er tilpasset begge enheter. Prosjektoren er muligens for gammel til den nye PC-en. Da må vi enten kjøpe en overgangsledning som gjør at den gamle prosjektoren kan kobles til den nye PC-en eller vi må kjøpe en ny prosjektor. De billigste prosjektorene koster i underkant av 2000 kr, ledningsovergangene koster noen 100 kr, men det er så mange varianter av tilkoblinger at man bør ta bilder av utganger og innganger for å være sikker på å kjøpe den korrekte varianten. Den nåværende prosjektoren er gammel og har kanskje ikke så lang levetid å se fram til? 9. 4. divisjon på Lillehammer. Tre grupper kjører og bor på to av Avinors hytter med 9 og 7 overnattingsplasser. Øystein og Arild organiserer skyss for hver av gruppene opp til Hafjell, der prisen er 450 kr pr natt pr hytte. 10. Rapportere turneringer fra lavterskelbridgen på Frivilligsentralen. Med en PC til overs vil det være mulig å kjøre Ruter og rapportere turneringene til NBF og vår hjemmeside, men da trenger vi en ekstra server. Saken ikke behandlet, for tiden pågår det kurs der i regi av Anne Marit over 10 uker. 11. Gladjohan/Johanna. Ragnar har kjøpt inn tilbudsvarer på HG for å kunne påskjønne de som måtte fortjene markering av fortjenestefull innsats for klubben. 12. Bursdager og oppmerksomheter. Oddny har full oversikt og det ble blant annet besluttet å markere Geirs 70-års dag på Frivilligsentralen tirsdag 30. oktober. (Dette ble gjennomfør med bursdagssang, kake bakt av Astrid Bjørnerud og Øystein overrakte blomster og «forfriskninger» fra Kløver Ess. Vel fortjent til en mann som har vært en dyktig bidragsyter til Kløver Ess i mange år). 13. Regnskap, status. Vi har en god økonomi, mye takket være godt oppmøte fra spillere på vanlige klubbkvelder og på sommerbridgen. Grasrotandelen bidrar også med gode summer, så langt i år har det kommet inn kr 34.707 (31/10) 14. SpareBank1-Cup og Hadelandsmesterskapet. Turneringen ble flott gjennomført, mye takket være eksperthjelp fra Halvard for å få Ruter til å fungere tilfredsstillende. 36 par stilte opp og Hadelandsmestre ble Svein og John Ivar Seiersten som ble nummer 4 sammenlagt og har fått tildelt graverte seidler med. Økonomisk fikk vi et lite overskudd, men det viktigste var å få gjennomført en større turnering som kan inspirere til at den blir en like stor suksess til neste år. Se dette punktet i sammenheng med neste punkt: 15. Tilbud fra Hadeland Turisthotell. Dette vurderes, kanskje i sammenheng med neste års SpareBank1/Hadelandsmesterskap over to dager. Det trekker flere gode par når turneringen annonseres med Forbundspoeng. Vurderes i forhold til neste SB-cup. 16. Eventuelt. Styret rakk ikke å diskutere alle sakene inngående og vil komme tilbake til disse i neste styremøte. Jevnaker 31/10 2018 Øystein Mauritzsen, Sekretær. Referat fra styremøte i Krokusveien 33, 8. mars 2018.03.08
Tilstede: Ragnar Knarud, Odny Christoffersen, Halvor Desserud, Arild Nilsen, Øystein Mauritzsen.
1. Konstituering av styre. Styret konstituerte seg og sammensetning ble slik: Leder Ragnar Knarud, nestleder Odny Christoffersen, kasserer Halvor Desserud, materialforvalter Arild Nilsen, sekretær Øystein Mauritzsen. Styrefunksjonene er oppdatert på vår hjemmeside.
2. Brønnøysundregistrene er informert på eget, utfylt skjema om den nye styresammen-setningen, inkludert nødvendige dokumenter som regnskap og årsberetning. Banken forholder seg til Brønnøysundregisteret ved tilgang til kontoer.
3. Tilgang til bankkonti. Halvor og Ragnar har tilgang til to kontoer via «bedrift» og Øystein har alene tilgang til Albania-kontoen. Ragnar og Halvor gjennomgår rutinene.
4. Ansvarsområdene for styremedlemmene. Se eget vedlegg.
5. Ruteropplæring på Frivilligsentralen, Jevnaker med Halvar Fallang torsdag 15/3 kl 1730. Medlemmer fra endre klubber er også invitert. Vi tar sikte på å arrangere en heldagsopplæring senere med praktisk gjennomgang av så mange av mulighetene i Ruter som mulig, vi har sendt mail til Nils Otto Eliassen i NBF om han kan stille som lærer en helg i april eller mai. I den forbindelse er det ønskelig å få synkronisert bridge matene i alle hadelands-klubbene. Timeplan for heldagsopplæring kommer vi tilbake til når vi har fått svar fra Nils Otto Eliassen fra NBF.
6. Nettsiden og Facebook – informasjonsformidling. Det er 74 medlemmer på Kløver Ess sin Facebook-side, invitasjon er nå også sendt til Odny, Arild og Halvor D. Det oppfordres til mer aktivitet på denne siden, den kan bl.a. brukes til å spørre etter makker, legge inn relevant informasjon om aktiviteter og turneringer, interessante spill med kommentarer etc. Kløver Ess sin nettside er oppdatert med styresammensetningen. Hva savner medlemmene på våre nettsidene, både vår hjemmeside og FS? Også Jevnaker kommunens hjemmeside under lag og foreninger er oppdatert. Det var ønskelig å oppdatere adelskalenderen, følge opp turneringer i distriktet. Hva mer, spør vi medlemmene?
7. Oppgradering av klubb-PC. Øystein tar med klubb-PCen til Elkjøp og kjøper en ny laptop, inkludert siste officepakke med en årlig serviceavtale. Alle filer og mapper fra nåværende maskin overføres til den nye maskin.
8. Turneringer. Mix-turneringen på Myrskogen den 18/3 henger i en tynn tråd siden kun 5 par har meldt seg på hittil. Hvis vi ikke har fått påmeldinger på minimum 6 bord anbefaler vi at kretsen avlyser turneringen. Vi oppfordrer egne medlemmer til å delta.
Øystein sjekker om lokalene på FS er ledig Skjærtorsdag kl 1400 for avvikling av Påskecupen. Årets SpareBank1-cup inkluderer også Hadelandsmesterskapet, dvs beste hadelandspar får tittelen hadelandsmester. Vi vurderer å arrangere SpareBank1 over 2 dager i 2019, men må da sjekke rimelige tilbud fra nærliggende hoteller.
Vi lager en handicapturnering til høsten med utgangspunkt i NBFs handicapsystem, f.eks over 3 kvelder. Vi kommer tilbake til sommerturneringens konseptet etter neste styremøte den 30. april. Ved kun 3 bord eller mindre i B skal alle spille i en pulje. I utgangspunktet bruker vi NBF handicapsystem og at beste par i B rykker opp og siste i A rykker ned. Opp- og nedrykksystemet er en utfordring for å tilfredsstille alle. Et forslag fra «klasse B» ble diskutert, men ikke realitetsbehandling pga manglende identifisering av forslagsstillere. Kvalifisering til klubbmesterskapet må ses for seg selv, med en 4-kveldsturnering som utgangspunkt. Vi utelukker singelturneringen og lager lagturnering isteden.
9. Kurs og opplæring. Anne Marit gjør en fortjenestefull innsats med opplæring og forespørres om å kjøre nybegynnerkurs. Forslag til helgekurs for ungdom hos Ragnar for 12 ungdommer er et veldig positivt initiativ som vil bli fulgt opp, bl.a ved å invitere unge fra andre distrikter til å delta, aktuelle referanser her er Ann Kristin Haugen, skoler og Jevnaker Ungdomsklubb som vil få invitasjoner. Vi ser på aktuelle datoer i mai eller juni med overnattinger fra fredag til søndag. Mentorer med godkjent vandel vil bistå ved arrangementet.
10. Premiebudsjett – premiestrategi. Statuttene for premieringer sjekkes, de ligger i Dropboks og er utarbeidet i excel av vår svært savnede dataguru Geir. Årets spiller regnes ut med utgangspunktet i klubbens normale mandagsturnering, denne utregningen tar Øystein seg av. Vi tar opp spørsmålet om utvidede statuttene for hva som bør inkluderes i neste sesong, bl.a. om julecup, påskecup og Sparebank1 cup skal være med i utregningen. Halvor får oversendt premieringsmalen fra forrige sesong og tar utgangspunkt i den for beregning av premier, opparbeidede premier fra turneringene regnes sammen for hver spiller.
11. Visittkortet. Det forelå et utarbeidet forslag i A7-format, med tekst på begge sider, innholdet vurderes av styrtes medlemmer. Etter endelig godkjenning av oppsett og innhold sendes bestilling av 200 kort til Laser Trykk for trykking til en totalpris av kr 400. Visittkortene kan f.eks deles ut til skoler og ungdomsklubber og på stands – og til privatpersoner.
12. Stands og samarbeid med naboklubber. Vi inviterer naboklubber til å være med på stands på Ringeriksdagen (Hen) og Hadelandsmessa (Harestua og Brandbu). Vi kan da spille demobridge og dele ut våre visittkort til interessert. Her trengs det å gjøre gode forberedelser som kan fenge interessen.
13. Nytt rescue team. Mentorteam erstatter rescue team som et mer beskrivende navn. Teamet har tidligere bestått av Geir og Øystein, men som følge av Geirs sykdomstilstand trengs en erstatter. Hvem kan tenke seg å bli med? Måten teamet fungerer på er at medlemmer kan invitere teamet hjem for privat praktisering av bridge, fortrinnsvis de som føler seg usikre. Vi har da med oss kort og meldebokser, melder, spiller og gjennomgår meldingsforløp og spill etter hver omgang. Det kan stilles spørsmål underveis om betydning av meldinger etc.
14. Timeplan for styremøter. Nest styremøte blir 30. april og der bestemmer vi også den nye møtekalenderen. På bakgrunn av innkommet skriv, inviteres to representanter fra B- klassen til delta for å diskutere opplegget for sommerturneringen.
15. Representasjon til krets og forbundsmøter. Formann og sekretær stiller, kretstinget arrangeres den 7. mai på Noresund.
16. Status aktiva og passiva. Klubben har en god økonomi, den nye kassereren fikk praktiske råd og veiledning. Oversikt over klubbmateriell levert materialforvalter Arild.
17. Annet. Nytenkning mht innholdet på terminlisten for neste sesong etterlyses, tas opp på neste styremøte, singel-turneringen utelates til fordel for f. eks en lagturnering der et A-par og et B-par spiller på samme lag.
Øystein Mauritzsen,
sekretær.
Styremedlemmenes hovedoppgaver i Kløver Ess BK.
Generelt:
Styrets medlemmer skal bidra til et godt bridgemiljø slik at alle føler seg hjemme og ivaretatt i Kløver Ess. Selv om ansvarsfordelingen tildeles forskjellige funksjoner, er ikke oppgavene nødvendigvis låst til enkeltpersoner, styret skal jobbe og samarbeide som et team. Ved behov trekkes relevante personer inn i klubbens drift.
Leder
Hovedkontakt med Krets og Forbund. Innkalle til styre- og årsmøter og sørge for terminlister og turneringer i klubbens regi.. Hovedansvar for å avholde styremøter og årsmøter. Pressekontakt og ansvar for å sende resultater til lokalpressen. Oppdatere styresammensetningen på hjemmesiden og til Brønnøysundregistrene. Sammen med sekretæren ansvarlig for oppdatering av vår NBF-hjemmeside og Jevnaker kommunes hjemmeside under lag og foreninger. Registrere medlemmer og rapportere til NBF.
Nestleder:
Leders stedfortreder, hovedansvarlig for kontakt med festkomite og valgkomite. Sørge for oppmerksomhet til jubilanter (Runde år)
Sekretær:
Fører referat fra styre- og årsmøter og legge disse inn på hjemmesiden. Legger fram årsberetning for årsmøtet og sende denne til krets og forbund. Ansvar for MP-turneringer og rapportere resultatene til NBF og legge disse inn i Ruter og vår hjemmeside. Ansvarlig for Ruter og publisering av turneringsresultater på hjemmesiden. Hovedansvaret for stokking av kort til egne turneringer, Brandbu, Harestua og kretsturneringer arrangert av Kløver Ess. Legge inn kretsturneringer som Kløver Ess har ansvaret for inn på NBFs turneringsoversikt (SpareBank1 og KM-mix, rekrutt). Sende ut nødvendige invitasjoner og informasjon.
Kasserer:
Fører løpende regnskap over klubbens utgifter og inntekter og legger frambudsjett og regnskap for årsmøtet. Holde lister ajour med oversikt over medlemsstatus. Kreve inn medlemskontingenter. Hovedansvar for avtaler med huseier. Klargjøre premieringene t forbindelse med årsfesten, pokaler til årets spiller, innsatspokal og klubbmestertrofeer. Sende regning til andre klubber og krets for stokking av kort etter anvisning fra Dealer-ansvarlig.
Materialforvalter:
Ansvarlig for klubbens spillemateriale. Passe på at stoler, bord og meldebokser på plass ved spillestart. Sørge for at lokalene er låst og at temperaturen er skrudd ned etter spillekveldene.
Oppgaver utenfor styret:
Hederstegnkomiteen.
Motta og behandle innkomne forslag fra medlemmer og etter eget initiativ. (GladJohanna)
Festkomiteen.
Forberede og arrangere Årsfest innenfor budsjettrammene.
Valgkomiteen
Legge fram forslag til styresammensetning for årsmøtet.
Opplæringsansvarlig.
Holde kurs og være ansvarlig for lavterskelturbudet på Frivilligsentralen.
